Los acuerdos de colaboración serán para utilizar espacios en las plazas de San José, Jito Alai Recoletas y San Francisco, además de en el Bosquecillo y Bistabella. Todos ellos estarán dotados con un escenario. Podrán acogerse a esta convocatoria aquellas entidades sin ánimo de lucro que tengan su domicilio fiscal y social en Iruñea y que hayan sido constituidas antes de la fecha de publicación de las bases. Las propuestas de programación cultural tendrán que ser variadas y abiertas a todos los públicos.

El Consistorio quiere, por medio de esta convocatoria, facilitar el uso de espacios dentro de la ciudad a aquellos colectivos y asociaciones sin ánimo de lucro que tengan un proyecto de programación cultural dentro de las fiestas de San Fermín.

Las bases recogen que el Ayuntamiento estima de interés público que las propuestas que se formulen en los espacios disponibles se dediquen a distintas actividades: Así, se valorará que la plaza de San José sea para actividades de fomento de la cultura popular como comidas, verbenas o conciertos de tarde hasta las 20.30 horas mientras que la plaza de Recoletas se dedicará para actividades de fomento de la cultura popular dirigidas a todos los públicos tales como conciertos, danza o teatro hasta las 2.30 horas. El mismo horario y un contenido similar tendrá el Jito Alai, que además incidirá en la diversidad cultural de la ciudad.

En el Bosquecillo se valorarán las acciones propuestas por las diferentes culturas de las Comunidades Autónomas que están registradas en Nafarroa y en Bistabella se tendrá en cuenta el fomento del euskara en conciertos, danza, teatro o actividades infantiles. En estos casos, el horario también estará limitado hasta las 2.30 horas y el desalojo hasta las 3 horas. Por último, en la plaza de San Francisco, las actividades, que podrán desarrollarse hasta las 20.30 horas, serán de carácter familiar, infantiles y juveniles con conciertos, danza, teatro o juegos. Los seis espacios podrán abrir todos los días desde las 10 horas excepto Recoletas y San Francisco que los días 7 y 14 no podrán comenzar con su actividad hasta las 14 horas.

En todo caso, las áreas municipales competentes podrán establecer los requisitos concretos de medidas de seguridad, instalaciones y plazos a cumplir, limpieza o calidad en cada actividad. Además, se velará para que las instalaciones e infraestructuras necesarias para el desarrollo de los eventos no tengan un impacto negativo en el espacio solicitado para su celebración.

La presentación de proyectos consistirá en un dossier que integre el programa de actividades, un plano de ocupación del espacio y descripción de las instalaciones, y se realizará a través de los registros presenciales o bien por medio del registro telemático del Ayuntamiento. Varias asociaciones podrán presentar un proyecto conjunto, teniendo en cuenta que en ese caso  tendrán que designar una persona representante. Cada entidad sólo podrá presentar o colaborar en un único proyecto conjunto.

La valoración de las propuestas se realizará otorgando hasta 50 puntos por la oferta cultural variada y popular, puntuación que se dividirá en número de actividades programadas en el conjunto de la propuesta (20 puntos), adecuación de las actividades a los objetivos marcados para cada espacio. (15 puntos) y actividades que respeten la igualdad de género (15 puntos). Con otros 25 puntos se valorará que las instalaciones e infraestructuras tengan una calidad técnica suficiente; con 10 puntos la integración de distintos colectivos con una propuesta común para un espacio; también con 10 puntos la capacidad de involucrar a voluntariado para enriquecer el carácter popular de la propuesta y, por último, con 5 puntos la trayectoria de la entidad o entidades solicitantes.

El Ayuntamiento decidirá, de acuerdo a estos criterios y puntuaciones, la entidad que será la colaboradora en cada espacio, pudiendo dejar sin adjudicar alguno si las actividades no se consideran de interés público. Las propuestas que no alcancen los 50 puntos serán desestimadas.

Las bases también recogen que se podrá autorizar la instalación de hasta 25 metros lineales de barra o si son varias barras de hasta 8 metros por instalación. Se autorizará mayor longitud previa obtención de la licencia municipal, aplicándose en ese caso la correspondiente tasa por actividad de hostelería. El Ayuntamiento se encargará de reforzar la limpieza en los espacios y facilitará la instalación de servicios de luz y agua, aunque los gastos de instalación y consumo correrán por cuenta de las asociaciones.

Las asociaciones gestionarán la organización integral de las actividades, la seguridad y la promoción, por lo que, por ejemplo, se encargarán de formalizar todos los contratos y permisos necesarios y de pagar artistas, impuestos y a la Sociedad General de Autores. Además, asumirán toda responsabilidad ante cualquier denuncia o reclamación inherente a los eventos y serán responsables del correcto desarrollo de los actos. Las bases señalan que para hacer frente a posibles daños o lesiones tanto en personas como en bienes inmuebles, los adjudicatarios deberán tener una póliza de seguros de responsabilidad civil de 600.000 euros.

Las bases señalan también, por ejemplo, que cuando el espacio no disponga de aseos deberán instalarse; que se deberán cumplir las normas establecidas tanto en materia de hostelería como en limitación de emisión de sonido; que se incorporará en la difusión el logotipo del Ayuntamiento de Iruñea y la publicidad de la campaña «Por unas fiestas libres de agresiones sexistas/ Eraso sexistarik gabeko jaien alde»; y que los adjudicatarios deberán presentar una memoria de la actividad. No se podrá subcontratar los servicios de hostelería y seguridad a terceros.

Las propuestas presentadas incluirán una memoria redactada por un técnico competente que contendrá como mínimo descripción y plano de las instalaciones, condiciones de seguridad, de resistencia estructural y de resistencia al fuego, además de otros planos con cuadros eléctricos, alumbrado de emergencia o señalización y un plan de autoprotección.