Este plan es un conjunto de directrices, procedimientos y prácticas que quieren garantizar una gestión eficiente de los documentos y los expedientes electrónicos a lo largo de todo su ciclo de vida.

Se trata, según precisa el Consistorio en un comunicado, de un paso más en el trabajo continuo hacia la e-administración desde los parámetros de buen gobierno, acceso a la información pública y transparencia.

El proceso de digitalización de la Administración supone a nivel interno modificar procedimientos y sistemas en la organización, y en el plan externo proporcionar a los ciudadanos el acceso a los documentos a través de las TIC.

Entre 2008 y septiembre del 2016, el Consistorio ha llegado a generar más de 7,6 millones de documentos electrónicos, los cuatro primeros como resultado del proceso de conversión digital de los que originalmente se produjeron en soporte papel, y desde 2013 los que se han generado ya exclusivamente en soporte electrónico, un millón cada año.

Las consultas de ciudadanos y funcionarios de ese fondo de documentos electrónicos generarán este año más de tres millones de accesos (2,9 millones hasta el 30 de septiembre de este año) y por lo tanto, el plan director tiene entre otros objetivos también el asegurar que los documentos que produce y recibe la Administración municipal son auténticos, fiables, íntegros y accesibles durante todo su ciclo vital. De esta manera se quiere garantizar el cumplimiento de los derechos y deberes de los ciudadanos, las funciones y actividades del Ayuntamiento de Iruñea y servir de fuente para la investigación.

La implantación del plan director requerirá un análisis de todos los procedimientos de la Administración para configurar las series documentales de los que son reflejo, con todos los documentos a ellas asociadas.

Necesitará también la definición e implantación de un Sistema de Gestión de Documentos y Archivo (SGDA), la adecuación de las herramientas tecnológicas y la necesaria formación del personal de cualquier nivel que tenga encomendada la gestión de documentos en cualquiera de sus fases: desde su generación, captura o incorporación al sistema, hasta el último paso, la selección, bien para la eliminación o para su conservación permanente en un Archivo Digital.

La implementación del plan y la generación de circuitos administrativos concretos queda ahora encomendada a la Gerencia del Consistorio y ya está constituida una Comisión Técnica transversal que será la que supervise el modelo de gestión documental y establezca el calendario de implantación.

En ella están presentes miembros de la dirección del Área de Gobierno Transparente, del Archivo Municipal, la Asesoría Jurídica del Ayuntamiento de Iruñea y ANIMSA.